Le 16 migliori app per migliorare la produttività

Qualche giorno fa su Content Marketing Institute è apparsa una interessante lista di 16 app e software che potrebbero migliorare la tua produttività.

Considerato che nella lista dei tool così condivisa abbiamo trovato tantissimi prodotti che già utilizziamo, abbiamo ritenuto  fare cosa utile e gradita nel diffondere l’elenco, arricchendolo di qualche spunto.

Ti invitiamo pertanto a leggere con attenzione i paragrafi che trovi qui sotto e, a margine, condividere con noi e con i nostri lettori quali sono i tuoi software preferiti per migliorare la tua produttività!

Nella seconda parte del nostro focus condivideremo invece una serie di consigli che ti saranno sicuramente utili per poter migliorare ancora la tua efficienza sul lavoro. Buona lettura!

Airtable

Airtable è un software incredibilmente utile per la pianificazione del calendario editoriale, soprattutto perché si tratta di una sorta di combinazione tra un foglio di calcolo e un database. Anche se all’apparenza sembra un foglio di calcolo come quello che probabilmente hai già l’abitudine di utilizzare per altri scopi (o forse per gli stessi!), è possibile programmare le colonne e le righe per contenere tag predefiniti, checklist e persino file. Anche se è disponibile una versione a pagamento, è anche possibile usare un software gratis che è più che sufficiente per soddisfare le esigenze “base”.

Mixmax

Mixmaxè un'estensione di Gmail che automatizza molti dei compiti che probabilmente sei costretto a svolgere manualmente. Per esempio, puoi inviare una dozzina di possibili orari di riunione a qualcuno via e-mail, e quando il destinatario sceglie uno degli orari presentati, inviare automaticamente a tutti un invito. Puoi inoltre usare Mixmax anche per impostare i trigger delle e-mail, incorporare sondaggi e scrivere promemoria sulle date di scadenza da inviare in futuro. Anche in questo caso, è disponibile sia un versione gratuita che una versione a pagamento. Quella gratuita ha parecchie limitazioni.

FollowUp.cc

FollowUp.CC è un'estensione di Chrome che fa parte della stessa categoria di strumenti di Mixmax, ma con un unico focus: l'impostazione dei promemoria. Puoi dunque usarlo per impostare un segnalibro di promemoria per una pagina web che magari vuoi rivisitare durante il fine settimana, con più calma. Oppure puoi usarlo per ricordarti di rispondere a un'e-mail, e così via.

Una volta installata, l'applicazione FollowUp.CC si trova in un riquadro a destra dello schermo, sempre pronta a registrare i promemoria, e persino a usare l'intelligenza artificiale per prevedere quando un'e-mail merita un promemoria. È uno strumento utile, ma data la discreta quantità di sovrapposizioni con le funzionalità di Mixmax (ad esempio, il monitoraggio e la programmazione delle email), probabilmente sarai costretto a fare una scelta. Inoltre, ricorda che esiste solamente una versione a pagamento.

Probabilmente potresti dunque iniziare con la versione gratuita di MixMax e poi comprendere se è sufficiente, o se è meglio passare a quella a pagamento, o a FollowUp.cc.

Asana

Asana è probabilmente uno dei tool più noti e più usati di questa lista. Il software ti aiuta a gestire i compiti e le scadenze dei progetti e dei team, in maniera molto ordinata e molto intuitiva.

Evernote

A proposito di app note, quella di Evernotenon può che costituire una delle presenze più scontate nel podio delle piattaforme più usate. Certo, non parliamo di una novità assoluta, anzi. Si tratta di un software diffuso da anni e che tuttavia non sembra mostrare i segni del tempo che passa.

Puoi dunque usare questo pacchetto per tenere traccia degli articoli e dei link utili per i prossimi contenuti o dei prossimi progetti. Tante impostazioni e molte funzionalità di condivisione fanno il resto per garantirti una efficienza ancora maggiore.

Anche questa app è disponibile in versione gratuita e a pagamento. Forse quella gratuita è sufficiente per poter soddisfare le esigenze “base” e più semplici, ma se vuoi il top…  devi optare per quella a pagamento!

Emergent Task Planner

Forse non lo sai ancora, ma Emergent Task Planner potrebbe diventare il tuo strumento preferito per poter ottenere il meglio dall’efficienza della tua attività. Non si tratta di uno strumento particolarmente innovativo sul fronte della tecnologia, ma questo non significa che tu non possa comunque optare per questa soluzione se vuoi tenere sempre sotto controllo l’evoluzione del tuo business, soprattutto se hai la preferenza per un supporto cartaceo da integrare a quello digitale.

Puoi ordinare ETP e i suoi pad, che sono fatti con una bella carta spessa e con inchiostri personalizzati, e puoi utilizzare una pagina al giorno per organizzarti nel migliore dei modi. Grazie a una schematizzazione davvero ottimale, ETP ti costringe a pensare chiaramente a ciò che è realisticamente possibile in un giorno e a tracciare un piano per realizzare ogni compito.

Auto Text Expander

Auto Text Expander è uno di quegli strumenti di cui probabilmente non potrai fare a meno ma… per quale motivo? Ebbene, puoi usarlo per popolare in modo automatico il testo che scrivi ripetutamente. Ma come? Basta impostare delle abbreviazioni, indicare un testo equivalente e, in maniera diretta, ogni volta che digiterai l'abbreviazione in Gmail o altrove, l'applicazione riempirà automaticamente il testo che hai scelto di “preconfezionare” nella suite.

IFTTT

IFTTT, o If This Then That, aiuta ad automatizzare i compiti chiave. Ad esempio, la puoi usare per salvare dei documenti nelle tue cartelle Gmail senza doverle etichettare manualmente. E non è necessario essere un mago della programmazione per poter usare questo software. Basterà sfogliate la libreria IFTTT per utilizzare gli applet che altri hanno già realizzato. Il software è inoltre completamente gratuito e, proprio per questo motivo, ti consigliamo comunque di usarlo in prima persona per capire se possa o meno fare al caso tuo.

Contacts Sync for Gmail

Contacts Sync for Gmail (per iPhone) è uno strumento che permette di unire tutti i tuoi contatti su più piattaforme e dispositivi in modo che tu possa vederli tutti in G-contacts. Il servizio è a pagamento ed è piuttosto efficace, soprattutto se hai una mole di contatti che vuoi gestire in maniera più ordinata, senza perdere troppo tempo ogni volta!

Focus@Will

Focus@Will offre – si legge sul sito internet – “musica scientificamente progettata che ha dimostrato di aumentare la concentrazione e ridurre le distrazioni”. Ma è così?

Noi ti consigliamo di provarlo, e vedere su di te l’effetto che fa. È infatti uno strumento di cui si parla molto negli ultimi anni, e una buona parte di coloro che utilizza l’app ha effettivamente dichiarato che si tratta di un software che può migliorare la propria produttività. È a pagamento, ma se i risultati sono quelli sperati… conviene!

RescueTime

RescueTime ha un sacco di funzioni che forse si sovrappongono ad altre applicazioni che hai già nel tuo pc o nel tuo smartphone, ma non per questo dovresti sottovalutarla. Per esempio, questa app ha una distinta caratteristica, che è quella di inviare settimanalmente una email che ti dice come ti sei comportato quando ti sei seduto al computer.

Si tratta dunque di un software che ti può aiutare a migliorare la tua produttività mettendoti davanti alla triste verità. Quanto sei stato produttivo? Come hai perso tempo? L’attuale settimana è stata molto più produttiva di quella precedente o no?

Ancora meglio, puoi anche dedicarsi alla fase di analisi, vedere dove stai sprecando il tuo tempo e intervenire di conseguenza. Il software è a pagamento, ma ne esiste anche una versione gratis che forse potrebbe fare al caso tuo.

Piccolo consiglio: cerca sempre di aggiungere le applicazioni al software una alla volta, in particolare i plug-in o i componenti aggiuntivi progettati per funzionare come appendice di applicazioni esistenti come Chrome, Google Drive o Gmail. Se ne aggiungi più di uno alla volta potresti andare incontro a qualche problema e dunque non comprendere esattamente quale sia stata l’aggiunta.

InsightTimer

InsightTimer è un’app che favorisce la pratica della meditazione quotidiana e che dovrebbe aiutarti a concentrare le tue energie e a liberarti dallo stress.

Anche se il web e i principali store sono ricchissimi di app per la meditazione, InsightTimer potrebbe rapidamente diventare la tua preferita, grazie alla sua vasta collezione di meditazioni guidate, e alla musica meditativa.

L’app è gratis, ma ci sono degli acquisti in app che potresti ritenere di convenienza per sbloccare tutte le funzionalità del software.

Stitcher

Stitcher è una ottima risorsa per i podcast. Ascoltare i podcast, per  molti professionisti, aiuta a completare le cose che magari si ama fare di meno. L’app è gratis o a pagamento, con qualche limitazione nel caso di versione free. Ma è comunque utile prima provare quella gratuita per poter comprendere se possa o meno fare al caso proprio.

Alarmed

Alarmed (per Apple) è un'applicazione per i promemoria basati sul GPS. Imposta Alarmed in modo che il tuo telefono ti ricordi di completare un'attività specifica quando raggiungi un luogo designato. Alarmed ha anche tutte le caratteristiche di base tipiche dei software to-do, e un'applicazione di promemoria. Prova prima la versione gratuita per capire se fa al caso tuo. Eventualmente, potrai passare alla versione a pagamento, che sblocca tutte le funzionalità.

Block Site

Block Site è un’app che ti costringe ad avere un miglior autocontrollo nell'ignorare le distrazioni. Forse hai l’abitudine di entrare costantemente su Facebook durante il giorno? Block Site ti permette di bloccare gli URL in modo permanente o durante determinati orari. Nei giorni di lavoro puoi ad esempio chiudere tutti i social media per buona parte della giornata utilizzando questo software. Il programma è gratuito, ma ci sono degli acquisti in app utili per poter personalizzare le funzionalità di questo software.

Apple Watch

Chiudiamo infine con… Apple Watch. Questo device può essere effettivamente di grandissimo aiuto per i professionisti di oggi. Per esempio, l’orologio ti avviserà quando si avvicina un incontro o un evento importante. E quando perdi il telefono in casa o in ufficio, l'orologio ti aiuta a localizzarlo.

Consigli per aumentare la produttività

Ora che hai una bella lista di app che potresti sperimentare in questi giorni per poter comprendere se siano effettivamente in grado di migliorare il tuo lavoro, permettici di dedicare ancora qualche sforzo per poter condividere con te 10+ consigli per aumentare la produttività tua e del tuo team!

Usa gli strumenti giusti, per te e il tuo team

Ne abbiamo in parte già parlato. Sebbene le competenze tue e del tuo team siano essenziali per miglioare le prestazioni aziendali, anche gli strumenti che utilizzi nel tuo lavoro svolgono un ruolo davvero enorme! Scegli dunque il software giusto per rendere il tuo lavoro e quello dei tuoi collaboratori più facile. Il tutto si tradurrà in un flusso di lavoro semplificato, e maggiore efficienza.

Per esempio, inizia con il rammentare che ci sono solo un numero limitato di ore in una giornata di lavoro e – di contro – un numero infinito di compiti che il tuo team deve svolgere. È qui che entrano in gioco delle applicazioni utili per poter monitorare il tempo, come Hubstaff.

Hubstaff ti permette monitorare facilmente le ore e la produttività del tuo team con i tassi di attività, in modo che la tua azienda possa migliorare l'efficienza del posto di lavoro. Con Hubstaff, per esempio, puoi assegnare progetti e compiti specifici a ciascun membro del team, in modo che sappia esattamente cosa deve essere fatto e possa seguire il tempo in modo più accurato.

Puoi anche utilizzare delle funzioni opzionali, che ti permetteranno di cattura in maniera casuale le schermate del pc e tracciare app e URL per uno sguardo più attento alla produttività dei dipendenti. Hubstaff dispone anche di applicazioni mobili per iOS e Android con tracciamento della posizione GPS per i team che operano sul campo, e che hanno bisogno di un aumento della produttività.

Ricordati anche di usare gli strumenti di collaborazione. Le applicazioni che rientrano in questa categoria promuovono e semplificano il lavoro di squadra. Essere in grado di lavorare insieme in tempo reale è vantaggioso per la chimica della squadra e permette anche alle idee di uscir fuori più naturalmente. Gli strumenti di collaborazione online possono assumere la forma di applicazioni per la gestione dei progetti come Hubstaff Tasks o Trello, o di applicazioni per l'archiviazione e l'accesso ai file come Google Drive.

Ci sono poi le applicazioni per la comunicazione. Sia che il tuo team lavori in un ufficio tradizionale o lavori come team remoto, le applicazioni di comunicazione sono un must! Le e-mail di solito portano a termine il lavoro, ma è così facile perdere traccia dei singoli messaggi all'interno dei thread. Le app per la messaggistica istantanea, come Slack e Twist, fanno invece un ottimo lavoro nel mantenere le conversazioni organizzate e i messaggi facili da tenere traccia. La maggior parte delle piattaforme di comunicazione offre anche la condivisione e l'accesso ai file, in modo che il flusso di lavoro del team sia il più snello possibile.

Migliora la cultura organizzativa

Le app possono darti una grandissima mano d’aiuto per poter migliorare la produttività sul lavoro, ma devi anche fare grande attenzione all'adattamento culturale di tutti coloro i quali lavorano nel tuo team, in maniera tale che siano sufficientemente sincronizzati a operare in un’unica direzione.

Anche se in superficie l'adattamento culturale può non sembrare un fattore critico nel processo di collaborazione, è probabilmente uno dei criteri più importanti!

Peraltro, tieni conto che un membro del tuo team che è perfettamente allineato ai tuoi desideri, finirà anche con il contagiare gli altri membri, creando un effetto domino che, alla fine, genererà maggiore efficacia e maggiore efficienza a ciascuna attività.

Migliora la competenze del team

Una volta coinvolte le giuste persone nel tuo team, è fondamentale che ognuna di esse sia adeguatamente formata e coinvolta: la formazione è infatti una parte cruciale per garantire la produttività del tuo business!

Ora, è importante tenere a mente che ci sono molte competenze che puoi diffondere per aiutare i tuoi collaboratori a sviluppare una migliorare produttività – dalle piccole abilità quotidiane a quelle più grandi e strategiche.

E se non hai tempo per formare un nuovo collaboratore? Non sottovalutare la possibilità  di dare l’incarico a un freelance, che possa aiutarti a risparmiare tempo, coinvolgendo adeguatamente i collaboratori, nuovi o esistenti.

Incoraggiare comportamenti autonomi

Lo strumento forse più efficace per aumentare la produttività del team è quello di far fare un passo indietro al manager. In altri termini, il modo migliore per incoraggiare la produttività è quello di incoraggiare gli individui ad assumersi la responsabilità di come gestire il proprio tempo e le proprie risorse!

Insomma, cerca di concedere i giusti spazi di libertà ai tuoi collaboratori, nella consapevolezza che entro certi limiti gestire meno significa ottenere risultati migliori. Diversi studi dimostrano che la maggior parte delle persone è più fortemente motivata dall'autonomia che dalle ricompense finanziarie.

Certo,  siamo perfettamente consapevoli che tutto ciò è molto più facile quando si vive in una grande organizzazione, quando – cioè – si ha meno tempo da dedicare ai propri collaboratori. Nelle PMI e nelle start up è invece forte la tentazione di essere sempre presenti. Cerca di trovare la giusta via di mezzo!

Stimola una comunicazione chiara

La comunicazione è la chiave del successo. Senza una comunicazione efficace e bidirezionale, le relazioni finiscono e le aziende falliscono. I manager che comunicano in modo efficace aspettative e responsabilità chiare ai propri collaboratori saranno invece ricompensati con maggiore impegno e produttività.

È interessante notare come secondo un recente articolo di CRM Learning l'80% di una conversazione di lavoro è dedicata ai problemi del passato, con conseguente assegnazione di colpe. Il 15% viene speso per quello che sta succedendo ora, mentre la quantità di tempo speso a discutere soluzioni e possibilità future è limitata al 5%. Male, molto male!

Il nostro invito è quello di concentrarsi sul futuro, invece di rimettere in discussione i problemi del passato, dimostrando così il proprio impegno ad andare avanti. E questo ti aiuterà sicuramente a trovare soluzioni positive.

Questo non significa che devi ignorare i fallimenti del passato. Impara invece ad affrontare le situazioni negative in modo positivo e produttivo. Per esempio, se una riunione viene tenuta per affrontare qualcosa come la diminuzione della produttività, la riunione stessa sarà più produttiva se inizia con l'evidenziare i lati positivi che si sono verificati anche di recente.

Prendersi cura di sé stessi

Molte ricerche sostengono che negli ultimi 2 decenni il numero di persone che ha subito lo stress da lavoro è quasi triplicato. E qual è la fonte di stress più comune?

Non vi è dubbio: sono  le pressioni e le paure sul lavoro ad essere di gran lunga la principale fonte di stress per i lavoratori.

Un lavoratore stressato è fisicamente, mentalmente ed emotivamente meno pronto alle grandi sfide. Ed è anche meno produttivo. Insomma, se tu o qualcuno del tuo team è stressato, tutti perdono.

Questo non vuol dire certamente che all’interno della tua organizzazione non occorra infondere un po’ di pressione. Il giusto tipo di stress è infatti motivante e positivo per la produttività. Il tuo obiettivo dovrà tuttavia essere quello di contrastare ogni forma di “burnout” prima che si verifichi!

Come? È semplice: incoraggia te stesse i membri di tutto il tuo team a prendersi cura della loro salute mentale, fisica ed emotiva.

Se stai coordinando una squadra, quanto sopra significa fare tutto il necessario per promuovere una cultura aziendale sana e comunicativa: ascolta i tuoi collaboratori, offri un feedback costruttivo, dai ai dipendenti un lavoro stimolante e significativo, stabilisci parametri chiari che possano riconoscere loro il successo.

Evidentemente, dovrai anche dare il buon esempio. Stimola pertanto un giusto raggiungimento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata, e prenditi tempo per l'esercizio fisico e il relax.

Stimola il lavoro nei tempi e luoghi preferiti dai collaboratori

I lavoratori che possono scegliere dove e quando lavorare sono più produttivi, lavorano per più ore e, soprattutto, lo fanno meglio. Non ti sembra una buona ragione per poter dare una flessibilità in più alla tua organizzazione?

Dai dei bonus ai tuoi collaboratori

I colossi della tecnologia come Google e Facebook capiscono l'importanza della soddisfazione sul lavoro, e ne fanno uno dei principali punti di forza. E se Google e Facebook pensano che sia una buona idea, non è forse il caso che anche tu faccia un po’ di attenzione in più su questi temi?

Le società di cui sopra sono aziende sono diventate famose anche per aver garantito ai propri dipendenti cose come le sale massaggi, delle capsule per un relax sul luogo di lavoro, i tagli di capelli gratis, la palestra inclusa e così via. E quale è stato il risultato?

Un recente sondaggio condotto da Glassdoor rivela che quattro dipendenti su cinque preferirebbero dei vantaggi non monetari a un aumento di stipendio!

La buona notizia è che non c'è bisogno di essere un big della Silicon Valley per fornire alla propria squadra degli extra. Potrebbe trattarsi di un bonus per l’acquisto di libri, di biglietti del cinema, di un weekend in qualche località, di sovvenzionare le iscrizioni in palestra e così via.

Siamo certi che, compatibilmente  con il tuo budget, non avrai difficoltà nel trovare qualcosa di gradimento per il tuo team, che finirà con l’incrementare in misura notevole la loro soddisfazione al lavoro e, di conseguenza, la loro produttività!

Misura (bene) la produttività

Nell'odierna economia della conoscenza, la formula classica della produttività non è più valida. Insomma, non puoi semplicemente dividere l'output per gli input per misurare la produttività dei tuoi collaboratori e del tuo team!

In altri termini, la produttività è molto più difficile da misurare di quanto si possa immaginare. Resta tuttavia il fatto che si tratta di un obiettivo che dovresti porti, andando a valutare la qualità del lavoro tanto quanto la quantità, e resistere all'impulso di attuare politiche generali che possono alienare i tuoi collaboratori e far crollare il morale generale.

Per misurare in modo adeguato e appropriato la produttività nell'ambiente odierno, è dunque necessario uno strumento di misurazione della produttività, che ti permetta di monitorare, ottimizzare e gestire i progetti di tutto il team in modo intuitivo e facile da usare.

Il tema merita un approfondimento separato: torneremo a occuparci di tutto ciò in un prossimo focus!

Stimola il morale di tutto il team

Alla fine, tutti i nostri suggerimenti si riducono a una mera conclusione: dipendenti felici lavorano di più, e meglio.

Coloro che odiano il proprio lavoro e si sentono sottovalutati possono anche fare i salti mortali, ma il burnout sarà inevitabile. Quando ingredienti base come la comunicazione chiara, l'attenzione per la cura di sé e l'autonomia, e i bisogni umani fondamentali di fiducia e rispetto sono ben inglobati nella cultura della tua organizzazione, stai pur certo che il risultato sarà una migliore produttività generale.

Conclusioni: comincia da te stesso

In questo approfondimento abbiamo condiviso tantissimi spunti che speriamo ti possano essere utili per poter migliorare la tua produttività e quella del tuo team.

Evidentemente, il punto di partenza non potrà che essere quello di lavorare su te stesso!

Per esempio, ricorda che è fondamentale non aspettarsi grandi cambiamenti da un giorno all’altro, ma lavorare su piccoli miglioramenti.

Non ci si può certo aspettare di cambiare anni di abitudini lavorative da un giorno all'altro. Piccoli cambiamenti nel modo di lavorare possono però gradualmente sommarsi a grandi cambiamenti nella produttività. Prova dunque iniziando da qualche parte, con l’applicazione di uno dei consigli di cui sopra, e aggiungine altri man mano che trovi le strategie che funzionano meglio per te e per il tuo team.

Ancora, ricordati di essere sempre responsabile. Dover rispondere a qualcun altro dei risultati che hai conseguito o che non hai conseguito, può spesso costringerti a portare a termine il lavoro nel migiore dei modi.

Infine, predona te stesso se le cose non vanno come ritieni opportuno vadano. Sei umano: accetta il fatto che a volte sbagli, ti distrai e magari hai una brutta giornata. È più importante andare avanti che soffermarsi sui propri errori!

Se poi sei in difficoltà con il focalizzarsi sui tuoi obiettivi, cerca di procedere un passo alla volta, andando ad applicare una cultura del lavoro quanto più possibile monotasking.

Per esempio, cerca di rimuovere ogni tentazione. Resisti alla tentazione di controllare i social media non utili al tuo lavoro mentre lavori ad uno specifico compito. Puoi  aiutarti andando a installare degli appositi programmi “anti-distrazione” come SelfControl, Freedom, StayFocusd e Anti-Social, che bloccano l'accesso alle parti più “coinvolgenti” di Internet per periodi specifici.

Ricorda anche che un buon modo per poterti focalizzare su un solo obiettivo è quello di lavorare su un solo display. Metti via da parte il cellulare e spegni ogni secondo monitor nei circondari.

Se poi scopri di star perdendo troppo facilmente la concentrazione, tanto che leggendo la stessa frase più e più volte non riesci proprio a interpretarla correttamente, o se la tua mente vaga continuamente fuori tema, alzati e fai una breve camminata. Una breve passeggiata nel tuoi ufficio può cambiare in meglio il tuo umore, ridurre la sensazione di fame e aiutarti a ritrovare la concentrazione.

Ti consigliamo poi di lavorare a intervalli. Imposta un timer per cinque o dieci minuti e concentrati sul tuo compito per tutto quel tempo. Poi concediti un minuto di distrazione, a patto che sia in grado di tornare prontamente la tuo compito per altri cinque o dieci minuti.

In ogni caso, non disperarti. La tendenza a distrarsi è primordiale, quindi sii clemente con te stesso se cadi in questo rischio. Secondo diversi scienziati la distrazione è nata con i nostri primi giorni come esseri umani, quando avevamo bisogno di rispondere istantaneamente a leoni, tigri e altri predatori che ci minacciavano. All’epoca, ogni input sensoriale era profondamente interessante, e la nostra risposta ad esso era a volte una questione di vita o di morte. Il nostro cervello non ha lasciato andare questo antico meccanismo di sopravvivenza, tanto che desideriamo essere sempre consci di quel che accade intorno a noi.

Fortunatamente, più lavoriamo concentrandoci su un compito alla volta e ignorando le distrazioni, più esercitiamo la corteccia prefrontale – la parte più evoluta del nostro cervello. E, quindi, diventa più facile concentrarsi.

E tu che ne pensi? Facci sapere la tua opinione lasciando un commento!